A raíz del cuarto summit de transparencia realizado por la World Compliance Association Capítulo Ecuador, es necesario hablar sobre la importancia de lo que se conoce como “Cumplimiento”.
El Compliance ha tomado fuerza a nivel mundial para, entre otras ventajas, combatir la corrupción así como aplicar un nuevo sistema de transparencia dentro de las empresas. Sin embargo, la corrupción constante que subsiste en todos los aspectos ya sea empresarial, comercial, social, etc, afecta al desarrollo de una cultura de cumplimiento en el Ecuador.
El presente blog direccionará la importancia de la aplicación de un sistema de cumplimiento en las organizaciones a raíz de la estructura social que vivimos y hemos vivido en nuestro país, esto, de cara a empezar a dar frente a ese problema arraigado en la sociedad.
Es muy fácil interpretar o direccionar el significado de Compliance, pues la propia palabra lo demuestra, lo que se puede determinar cómo “cumplir con algo”. No obstante, es necesario identificar su verdadera representación para comprenderlo y aplicarlo, de una manera concreta.
Siendo así que, según el diccionario de Cambridge, la palabra Compliance significa “el acto de obedecer una orden, norma o petición” y es traducida al español con el término “conformidad”, e incluso, “obediencia”.[1]
La implementación de un sistema de gestión de cumplimiento debe ser considerado por una organización como una inversión a mediano y largo plazo, ya que su objetivo es generar una cultura de ética, tendiente a, a través de una nueva forma de gobernanza, protegerla del cometimiento de posibles delitos o infracciones, la imposición de sanciones y/o menoscabo de su imagen.
Con el cambio de cultura, objetivos y estructura de la empresa, las organizaciones que implementan un sistema de gestión de cumplimiento mejoran las oportunidades de negocio y su sostenibilidad, generando prestigio, confianza y fidelidad para sus stakeholders.
Ahora bien, ¿qué es la cultura ética? Es una de las cuestiones que deben ser contestadas antes de tener la intención de establecer un programa de cumplimiento y que ciertamente no tendrá una respuesta única. Se podría iniciar por una afirmación abierta donde, la cultura ética en el ámbito empresarial, es aquella que, hace que la empresa no busque cumplir solamente objetivos económicos, sino también objetivos de cumplimiento que aseguren que la empresa se desarrolle de forma armoniosa con la sociedad y con ello se alcance un fin de equidad que permita a las personas a vivir en dignidad.
Pero, aquello ¿Cómo se realiza? ¿De quién debe nacer la intención? ¿Cómo se aplica? Sí, son varias cuestiones, pero todas recaen en la responsabilidad de la misma persona o grupo de personas, las autoridades de las organizaciones. El dirigir la sociedad hacia esos objetivos confirmará un liderazgo positivo de la alta dirección y de la sociedad civil como tal. En esta línea de ideas, la World Compliance Association ha manifestado:
“La misión para crear una cultura de compliance debe darse desde los niveles más altos hasta los rangos más bajos, en una continua formación y mensajes claros a todos los colaboradores de las organizaciones “tone from the top”, que muestra el grado de congruencia e implicación que tiene la alta dirección con la cultura de cumplimiento”[2]
De ahí que podamos establecer que esta cultura de cumplimiento no solo debe ser establecida para crear inversión o mejorar la reputación, sino para mejorar nuestra dignidad y ética en la sociedad. No solo debe cumplirse con la normativa o cumplir con el Código Orgánico Integral Penal para meramente evitar una sanción. Este cumplimiento tiene otra visión, otro tipo de prevención y reza en la importancia de crear un sistema de cumplimiento con la intención de que todo dentro de la organización cambie, y,si pasara algo, tengan los insumos necesarios para denunciar y sancionar al responsable.
El siguiente paso, una vez tomada la decisión del cambio cultural, puede ser crear un sistema de cumplimiento y con ello asumir la labor de prevención, detección y gestión de los riesgos asociados a su funcionamiento. Los riesgos al final representan posibles incumplimiento de las obligaciones en los que pueda incurrir la empresa por ir en contra de normativa externa, interna (protocolos, políticas, manuales, códigos, etc) o sus relaciones contractuales.
El seguimiento que debe realizar la empresa, según su dimensión, dependerá de la creación de un Departamento de Compliance cuyo liderazgo será llevado a cabo por el Oficial de Cumplimiento quien contribuirá al compromiso de responsabilidad de la empresa y al cumplimiento del programa de cumplimiento.
De esta manera, el Compliance Officer es el responsable del cumplimiento del marco regulatorio y normativo por lo que debe ser seleccionado tomando en cuenta ciertos requisitos que permitan que ejecute su labor de manera independiente dentro de la empresa y asginar correctamente sus funciones en la organización.
Una vez que se ha hablado de la importancia de contar con un sitema de cumplimiento capaz de prevenir riesgos y cómo influye dicho programa en las empresas, es importante cuestionarse qué pasaría si no se lo cumple dentro de la organización y a la vez una persona fuera o dentro de la misma conoce que se está cometiendo un delito.
Puede sonar muy simple pero que dicha situación se conozca tiene sus riesgos, tanto económicos, regulatorios, como reputacionales. De ahí la necesidad de contar en el programa con mecanismos idóneos para prevenir, detectar y sancionar la comisión de delitos.
Una de las herramientas transversales es el mecanismo de denuncia dentro de la empresa que sea conocido por todos quienes conforman su ambiente interno y externo. El canal de denuncias es un medio eficaz de autocontrol que tiene como principal herramienta la de prevenir, evitar y detectar una conducta ilícita. Su establecimiento debe ser regulado por un departamento en específico que permita su efectividad.
El canal de denuncias es una herramiento compleja en su implementación, sin embargo, debe ser planteado bajo principios que permitirán su desarrollo de la mejor manera, siendo el de confidencialidad, transparencia, formación y comunicación presupuestos claves. Cada principio lleva a una sola actividad, que es la de gestionar de la mejor manera el canal de denuncias de manera interna y apoyar a las autoridades cuando sea necesario hacerles conocer de la misma.
Sin duda, estas son solo algunas guías o ideas que existen atrás de la implementación de un sistema de cumplimiento. Pero, son ideas suficientes con las cuales se puede concluir que el Compliance es una herramienta clave para la lucha contra la corrupción, misma que no tiene edades; tiene principios y esto es lo que define a una persona.
Al final su desarrollo no solo debe ser cumplido por evitar una sanción sino que el establecer un órgano de control demuestra la integridad de la alta dirección y esto genera confianza dentro de las empresas y la ciudadanía.
En el Ecuador el Compliance recién está empezando y falta mucho para que pueda surgir beneficios positivos, sin embargo, la cultura de ética y cumplimiento se está viendo potenciada por ciertas personas que quieren un cambio en el país. Es así que muchas empresas han visto al Compliance como una estrategia positiva y efectiva para el desarrollo de sus organizaciones.
[1] Cambridge Dictionary: ‘Compliance: the act of obeying an order, rule, or request’ https://dictionary.cambridge.org/es/diccionario/ingles/Compliance.
[2] Méndez, M. (s.f.). World Compliance Association. Recuperado el Julio de 2022, de https://www.worldcomplianceassociation.com/2972/articulo-como-crearcultura-de-compliance-en-las-organizaciones-.html