Cancelación expedita de Compañías: ventajas y riesgos.

Por: Ab. Martín Galarza Lanas

Con el paquete de reformas a la Ley de Compañías que están vigentes desde el 15 de marzo de 2023, se implementó una nueva forma de extinguirlas: la cancelación expedita. En términos generales, este es un procedimiento en el que, si bien en un solo paso se puede acordar la disolución, liquidación y cancelación de una Compañía, se deben tomar ciertos recaudos para no tener contingencias futuras, que podrían llegar a afectar a quienes eran sus socios o accionistas. Por tanto, dedicaremos este blog para explicarte cómo, en efecto, este constituye un mecanismo efectivo para cancelar una Compañía, sin tener que sufrir un trámite engorroso, pero que debe ser aplicado excepcionalmente, para que la “cura” no sea peor que la “enfermedad”.

Conforme se anticipó, el 15 de marzo del presente año, la Ley de Compañías sufrió varias reformas que buscan adaptar la legislación societaria a los paradigmas de un mercado en el que las transacciones y negocios se desarrollan con gran celeridad y dinamismo. En dicho sentido, se aprobaron, entre otras, las siguientes innovaciones: (i) se elimina la necesidad de instrumentar la  constitución y actos posteriores de los distintos tipos de compañías mediante escritura pública; (ii) la Superintendencia ya no ejerce control previo a la aprobación de un acto societario, sino que lo aprueba y se reserva la atribución de ejercer un control posterior; (iii) se establecen mecanismos de protección a accionistas minoritarios; (iv) se elimina la responsabilidad solidaria de los administradores por obligaciones laborales; (v) se permite que las Asociaciones de Cuentas de Cuentas en Participación se transforman en Sociedades por Acciones Simplificadas. 

Otra de las innovaciones fue, justamente, establecer un nuevo mecanismo de extinción de Compañías, esto es, la cancelación expedita. Si bien, ya existía el trámite de disolución, liquidación y cancelación abreviado, en la práctica este mecanismo seguía teniendo ciertas complicaciones. En tal sentido, se incorpora la figura de la cancelación expedita, cuyas características fundamentales son:

1. Cabe si es que la Compañía no tiene pasivos ni obligaciones pendientes. Entiéndase cualquier obligación con la Superintendencia de Compañías u otra dependencia pública, así como deudas u obligaciones pendientes con proveedores, contratistas, trabajadores, etc. Básicamente procede para compañías que estén totalmente “saneadas”.

2. Se debe contar con la aprobación del 100% del capital de la Compañía, expresado en la junta o asamblea respectiva. En otras palabras, todos los socios o accionistas deben estar de acuerdo para que proceda.

3. A la Superintendencia de Compañías, además del acta de junta o asamblea respectiva, se deberá presentar:
   1. El balance final de operaciones, debidamente aprobado en la junta o asamblea, que refleje que el pasivo de la Compañía se encuentre totalmente saneado.
   2. El cuadro de distribución del haber social (remanente) aprobado en la junta o asamblea respectiva.

4. La documentación referida debe ser remitida a la Superintendencia de Compañías junto con una solicitud, sin que sea necesario el otorgamiento de escritura o acto de disolución, liquidación y cancelación.

5. Procede si es que en el haber social existen inmuebles. En dicho supuesto el acta de junta o asamblea, y demás respaldos, deberán ser protocolizados en una notaría y en la resolución que apruebe la cancelación se ordenará la inscripción en el Registro de la Propiedad de la transferencia del inmueble a favor de los socios o accionistas adjudicados.

6. No exige la presentación de libros sociales y/o asientes contables para que sea aprobada.

Podríamos decir, hasta aquí, que este es un método rápido y efectivo para cancelar Compañías; pues, básicamente, con 3 documentos simples se puede lograr su aprobación. Incluso, desde un plano práctico, en nuestro despacho hemos logrado una primera resolución aprobatoria en tan solo 2 semanas de haber presentado la documentación requerida.

Ahora, ya desde un plano objetivo, no todas son ventajas. Este mecanismo también tiene sus riesgos que deben ser analizados previo a implementarlo. Pero ¿por qué algo tan sencillo puede significar riesgo? Se debe partir del hecho que una Compañía es una persona jurídica que, por tanto, es sujeto de derechos, puede contraer obligaciones y es titular de un patrimonio. Bajo esas prerrogativas, cerrarla, en teoría, no debería ser tan sencillo y, en efecto, si se tienen deudas u obligaciones por cumplir, en general, se debe seguir un procedimiento de liquidación para sanear pasivos y luego cancelarla[1]. No obstante, estamos en una época en la que, por la dinámica de la economía y los negocios, se busca la optimización en los trámites y procedimientos jurídicos.

Ante tal realidad, la solución que la normativa plantea para evitar o mitigar los eventuales perjuicios que pueden sufrir terceros, en especial, los acreedores de las Compañías, es trasladar la responsabilidad de esos eventuales perjuicios de la Compañía que se extingue a los socios o accionistas que deciden extinguirla. Por tal motivo, para que quepa la cancelación expedita, los socios o accionistas en la respectiva acta de junta o asamblea deben: (i) expresar que serán solidaria e ilimitadamente responsables por las obligaciones de la Compañía que hubieren omitido reconocer; (ii) declarar bajo juramento que el balance final de operaciones es verás y se encuentra respaldado en los libros sociales. En otras palabras, en el supuesto de que se omitiesen deudas o obligaciones para lograr la cancelación expedita de una Compañía, los socios u accionistas serán los obligados en cubrirlas y pueden soportar consecuencias penales por el delito de perjurio[2], considerando que estarían faltando a la verdad respecto de una declaración realizada bajo juramento.

Vemos, entonces, como en el legítimo afán de precautelar los intereses de terceros, la propia ley pone fin a la premisa de la responsabilidad limitada[3] de los socios u accionistas en el trámite de cancelación expedita; de modo que, su contingencia ya no se limita al monto de sus aportes, sino que deberán responder de manera ilimitada ante cualquier deuda u obligación pendiente que sea perseguible con posterioridad a la extinción de la Compañía. Así, por ejemplo, en el supuesto que se optó por la cancelación expedita de una compañía y con posterioridad se determine que existían obligaciones pendientes con el Municipio de Quito por el pago de patentes municipales, tanto los valores adeudados como las multas intereses y recargos deberán ser asumidos por los socios o accionistas que decidieron la cancelación. El tema se puede complicar en el caso de que, de manera deliberada, se opte por omitir deudas u obligaciones en el balance final de operaciones, con el fin de perjudicar a terceros, puesto que los socios o accionistas no solo deberán responder civilmente, sino que el hecho puede tomar relevancia en la esfera penal por haberse faltado a la verdad bajo juramento.

En definitiva, no cabe duda de que la cancelación abreviada es un trámite sencillo, eficaz e innovador. Sin embargo, su mal utilización puede llegar a tener consecuencias comprometedoras para los socios o accionistas que lo deciden. Por lo tanto, se recomienda realizar un análisis ex ante para definir su viabilidad, con la intervención de un abogado entendido en el ámbito corporativo. A la larga, no se debe perder de vista que, una economía que busca dinamismo debe ofrecer garantías suficientes para todos sus actores.   

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[1] Con la reforma de 15 de marzo de 2023 se incorporó, además, un procedimiento simplificado de liquidación de Compañías.

[2] Conforme el Código Orgánico Integral Penal, el perjurio puede tener pena privativa de la libertad de 3 a 5 años.

[3] La responsabilidad limitada significa que los socios o accionistas no deben responder con su patrimonio por las obligaciones que adquiere la Compañía. Por regla general, se aplica para la sociedad anónima, compañía limitada y sociedad por acciones simplificada.